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關于文書檔案管理論文范文資料 與論辦公自動化系統對文書檔案管理工作影響有關論文參考文獻

版權:原創標記原創 主題:文書檔案管理范文 科目:畢業論文 2020-05-26

《論辦公自動化系統對文書檔案管理工作影響》:關于免費文書檔案管理論文范文在這里免費下載與閱讀,為您的文書檔案管理相關論文寫作提供資料。

【摘 要】文書檔案是檔案管理工作的重要组成部分,它記載經濟社會發展的歷史過程,客觀地反映著依法行政和公務活動的過程和成果.本文探討了應用辦公自動化后對文書檔案管理工作帶來的影響.

【關鍵詞】文書檔案管理;辦公自動化系統;工作效率;檔案利用

文書檔案是檔案管理工作的重要组成部分,它記載經濟社會發展的歷史過程,客觀地反映著依法行政和公務活動的過程和成果,同時也詳細記錄著問題处理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的來龍去脈.隨著改革的深入,對檔案工作的現代化提出了更高的要求,需運用先進的技術和設備、科學理念、組織方法,對檔案管理工作進行有效管理,使之获得最佳工作效率、經濟效益和社會效益.文書檔案管理工作采用辦公自動化系統,使檔案信息資源實現數字化、標準化、系統化、網絡化,以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要,是社會發展的客觀需要,是檔案管理工作發展的必然趨勢,也是文書檔案工作的新課題.

一、提高文書檔案管理工作效率

以往的文書檔案管理工作,較多依賴于人工的手動操作,對人員的檔案管理素質要求較高,需要用筆規范、耐用,字跡工整、清楚;分類、統計準確無誤,歸檔文件需要嚴格執行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環節,這樣的檔案管理工作又費時,又費力.引進計算機处理相關工作,實行辦公自動化,通過信息化技術和方法的應用,加強檔案信息資源的合理配置和科學管理,運用相關程序對檔案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存,在文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節中,工作有序快捷地开展,从而大大提高了辦公效率.特別是在復雜的檔案管理工作中,尤為突出,例如,基建檔案的管理工作,要求按照前期准备、設計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內容,區分保管期限组成案卷,且每個工程項目的文件材料要保持成套性,這樣對文書檔案管理工作的要求極高,要全面、及时、完整,就需要做大量的工作,人工收集整理費時費工,耗時耗材,引入自動化系統,則方便快捷,利用電子文件非實體歸檔的特效,用計算機網絡技術,很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務,實現隨時辦結隨時歸檔.

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為达到迅速、準確、全面、及时地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務方式、程序和手段.目前檔案利用的基本途徑是:提供檔案原件、提供檔案復制品、提供檔案信息加工品.檔案利用的方式主要是開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網、政府公開信息查閱等.由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質載體,大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中,查找和使用極其不方便,給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處,大大限制了資源的相互交流.在應用辦公自動化系統后,文書檔案資料可以脫離原載體,可根據不同的需求自行選擇相應的儲存介質,比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等,這些介質通過互聯網或專門的電子渠道迅速傳送所需資源,从而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率,電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能,从而可以更好地用好、用活、用透資料,使文書檔案資料的價值得以更好地體現.

三、保障文書檔案資料安全性

傳統文書檔案資料以紙張為載體,在檔案保存和利用的過程中,檔案紙張在外觀、結構和性質諸方面逐渐發生著不可逆的變化,比如變色、強度下降和化學性質變化.紙質的文書檔案資料不利于環保節能,保存檔案資料時占用地方,特別是小心保存的同時還不能保障完全的安全,紙質的文書檔案資料極其容易受到保存環境的影響,比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,會發生水解和氧化反應.在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責和內容,《檔案館建筑設計規范》中也對檔案館的庫房建設提出了具体要求,可见保管檔案對基本物質條件有相當嚴苛的要求.在實際操作中,稍有不慎,在文書檔案管理的工作過程中,就可能發生不可挽回的損失.實行辦公自動化后,文書檔案的管理介質有了較大的提升,這類新載體的優點是存、讀方便快捷,便于攜帶,易于傳遞,且貯存時間長,受外部環境影響小,不易損壞,具備可修復性,具有很強的穩定性,復制容易,交流方便等.

四、加速文書檔案資料傳遞

在傳統文書檔案管理工作中,文件傳遞主要依靠郵政系統,傳遞時間較長,安全性較低,傳遞費用較高,而且還在較大程度上受距離、天氣、運輸條件等因素的影響,給檔案資料的傳遞工作帶來了一定的困難.文書檔案管理應用辦公自動化后,基于電子政務網,在國家綜合檔案館和機關檔案室部署相互連通的電子檔案管理系統,使用其在線接收功能實現電子檔案接收進館,方便快捷,且安全可靠,大大提高了檔案資料傳遞的速度和安全性.

【參考文獻】

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[4]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內肛科技,2006(03).

文書檔案管理論文參考資料:

檔案管理論文

管理會計案例分析論文

行政管理畢業論文范文

人力資源管理專業論文題目

財務管理畢業論文選題

行政管理專業論文題目

結論:論辦公自動化系統對文書檔案管理工作影響為關于本文可作為相關專業文書檔案管理論文寫作研究的大學碩士與本科畢業論文文書與檔案管理試題論文開題報告范文和職稱論文參考文獻資料。

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